Rangement des dossiers de location : une méthode simple pour tout retrouver

Un dossier de location, c'est un candidat, parfois avec un garant, et une série de pièces : identité, justificatif de domicile, activité, ressources. Mal rangés, ces dossiers font perdre du temps à chaque candidature et posent un risque de conservation excessive de données personnelles.

1. Un dossier par candidat, rattaché à un bien

Créez un dossier au nom du candidat et indiquez le logement visé. Ainsi, quand le propriétaire demande « les dossiers reçus pour le T2 rue X », vous les avez tous au même endroit.

2. Un nom de fichier cohérent

Exemple : Dupont Marie - Avis d'imposition 2025.pdf. Un nom clair évite d'ouvrir chaque fichier pour comprendre de quoi il s'agit.

3. Un statut visible

• Incomplet (il manque des pièces)
• Complet
• Présenté au propriétaire
• Accepté / refusé

4. Savoir ce qui manque

La liste des pièces autorisées est fixée par décret. Vérifier à chaque dossier qu'aucune pièce n'est absente prend du temps : c'est un des usages de Classimail, qui lit les pièces déposées, les classe et indique ce qui manque.

5. Supprimer au bon moment

Les données d'un candidat refusé ne doivent pas rester indéfiniment. Définissez une durée de conservation et appliquez-la : voir notre article sur le RGPD en agence immobilière.