RGPD en agence immobilière : les bons réflexes pour les mails et dossiers

Une agence immobilière traite des données personnelles tous les jours : identité des candidats, revenus, coordonnées de propriétaires. Le RGPD s'applique, et la CNIL a publié un référentiel dédié à la gestion locative.

Les réflexes de base

• Ne collecter que le nécessaire : respecter la liste des pièces autorisées.
• Informer les personnes : un texte clair sur l'usage de leurs données, à l'inscription ou au dépôt de dossier.
• Limiter l'accès : seuls les collaborateurs concernés voient les dossiers.
• Définir une durée de conservation et supprimer ensuite, en particulier les dossiers de candidats non retenus.
• Sécuriser : mots de passe, accès par personne, pas de pièces d'identité dans des boîtes partagées sans contrôle.

Vos prestataires

Dès qu'un outil traite vos données pour votre compte (messagerie, logiciel d'agence, outil de tri), il agit comme sous-traitant. Le RGPD (article 28) demande un accord écrit qui encadre ce traitement. Posez ces questions : où sont hébergées les données ? Qui y a accès ? Combien de temps sont-elles conservées ? Sont-elles utilisées pour autre chose que votre service ?

Sur la page confidentialité de Classimail, vous trouvez ces réponses ; les dossiers sont supprimés automatiquement après une durée limitée.

Information générale, pas un conseil juridique. Pour votre cas précis, rapprochez-vous de votre délégué à la protection des données ou d'un avocat.