Classeur de mails : organiser la boîte mail d'une agence immobilière

Un « classeur de mails » est simplement une organisation de boîte mail où chaque message a une place. Le problème dans une agence : chacun range à sa façon, et personne ne retrouve le mail d'un collègue.

Une arborescence simple

• Vente : demandes de visite, offres, retours de visite.
• Location : candidatures, dossiers, états des lieux.
• Estimations : demandes propriétaires.
• Gestion / syndic : charges, travaux, sinistres.
• Administratif : comptabilité, assurances, formation.
• À traiter et Traité : pour savoir où en est chaque message.

Trois règles qui évitent le désordre

1. Un seul classement pour toute l'agence. Les mêmes noms de dossier pour tout le monde.
2. Ne jamais classer sans avoir répondu : un mail n'est classé qu'après traitement.
3. Nommer les pièces jointes de façon cohérente (par exemple « Nom - Avis d'imposition 2025 »).

Et les pièces jointes ?

Les dossiers de location sont le vrai casse-tête : une candidature peut contenir dix pièces dans cinq mails différents. Lisez notre guide sur le rangement des dossiers de location.

Pour automatiser le classement par catégorie, Classimail reconnaît le type de mail et le transmet à la bonne personne.