Accueil d'une agence immobilière : redistribuer les mails sans perdre de temps

Dans beaucoup d'agences, la personne à l'accueil reçoit tous les mails entrants, puis les transfère : les ventes aux négociateurs vente, les locations au service location, les estimations au responsable. Ce travail est nécessaire, mais il prend du temps chaque jour et dépend d'une seule personne.

Ce qui fait perdre du temps

• Lire chaque mail entier pour savoir à qui il s'adresse.
• Transférer à la main en se demandant « qui s'en occupe ? »
• Ne pas savoir si le collègue a répondu.

Une organisation simple

1. Une grille « type de demande → personne », écrite et affichée.
2. Un remplaçant par catégorie, pour les absences.
3. Un point de passage unique : tout arrive dans la même boîte, rien ne se perd.

Automatiser la redistribution

Classimail a été pensé pour ce poste : il lit les mails de la boîte d'accueil, détermine s'il s'agit d'une vente, d'une location ou d'une estimation, et les transmet au bon collègue, sans changer vos habitudes de messagerie. L'accueil garde la main et vérifie ce qui lui est signalé.

Voir aussi : gérer les mails d'une agence.